Usein kysytyt kysymykset

Kulut, matkat ja korvaukset

Mitä jos esim. sairastun, miten voi saada sairauspäivärahan, miten ja mistä sitä haetaan, ja maksaako Kanslia sitä?

Sairauspäivärahaa haetaan Kelalta. Kanslia ei maksa päivärahoja eikä sairausajan palkkaa. Osuuskunta maksaa vain sellaisesta työstä, josta on laskutettu asiakasta ja josta on saatu asiakkaalta maksu – käytännössä siis vain tehdystä työstä. Palkanlaskijaltamme saat tarvittaessa Kelaa varten palkanmaksutiedot.

Mitä kaikkia kuluja voin laskuttaa Kanslian kautta? Voinko saada kulukorvauksia verovapaasti?

Voit laskuttaa asiakkaaltasi Kanslian kautta juuri niin paljon työtä ja kuluja kuin asiakkaasi on valmis maksamaan. Se on sinun ja asiakkaasi välinen sopimuskysymys. Eri asia on, mitä sinulle voidaan maksaa verovapaasti palkan yhteydessä.

Pääsääntö on, että palkan yhteydessä sinulle voidaan maksaa verovapaasti vain työn tekemisestä välittömästi aiheutuneita juoksevia kuluja, kuten matkakuluja. Pitkäaikaiseen käyttöösi tarkoitetut hankinnat, kuten työvälineet, tietokoneohjelmat jne sinun on laitettava tulonhankkimisvähennyksiin omalla veroilmoituksellasi.

Voinko laskuttaa matkakuluja suoraan asiakkaalta esim. matkalaskulla, vai kannattaako ne vain sisällyttää työn hintaan?

Matkakulut (km-korvaukset, päivärahat, matkaliput jne) voi laskuttaa asiakkaalta samalla laskulla kuin työn. Suositeltavaa on kuitenkin eritellä matkakulut laskulla omaksi rivikseen.

Laskutus

Mitä tapahtuu, jos asiakas ei maksa laskuaan?

Yleensä asiakkaat maksavat laskunsa hyvin, joskin myöhästymisiä sattuu toisinaan. Jos laskulle ei ole tullut suoritusta eräpäivään mennessä, lähetämme asiakkaalle maksukehotuksen. Jos se ei tuota tulosta, lähetämme 1-2 uutta maksukehotusta. Jos maksua ei vieläkään kuulu, olemme viimeistään siinä vaiheessa yhteydessä laskuttajaan, jolloin hän voi halutessaan olla itse yhteydessä asiakkaaseen.

Viimekädessä voimme antaa laskun perintätoimiston hoidettavaksi, jos laskuttaja antaa luvan. Käyttämämme perintätoimisto on Visma Duetto. Mikäli sekään ei auta, joudumme toteamaan saamisen menetetyksi. Laskuttajalle jää silloin vielä mahdollisuus periä saatavaansa omalla kustannuksellaan oikeusteitse. Perintätoimistoon on onneksi jouduttu turvautumaan harvoin.

Onnistuuko ulkomaisen asiakkaan laskuttaminen osuuskunnan kautta?

Kyllä onnistuu. Lasku voidaan tehdä muussa valuutassa kuin euroissa ja se voidaan kirjoittaa englanniksi tai ruotsiksi.

Silloin tarvitaan normaalien laskutustietojen lisäksi tieto laskun valuutasta. Arvonlisäverotusta varten tarvitaan tieto siitä, missä valmis palvelu luovutetaan asiakkaalle (Suomessa, muussa EU-maassa vai EU:n ulkopuolella). Jos asiakkaalla on kiinteä toimipaikka EU:n alueella, tarvitaan myös asiakkaan ALV-tunnus (VAT-number). Voit ilmoittaa nämä tiedot laskutuspalvelussa lisätietoja-kentässä.

Täytyykö toimeksiantajalle kertoa etukäteen, että lasku tulee Kanslialta?

Se ei ole pakollista, mutta se on suositeltavaa, jotta asiakas osaa odottaa laskua nimenomaan Kanslialta.

Voiko asiakkaani maksaa käteisellä?

Käteisellä maksaminen ei ole mahdollista. Laskut on maksettava Osuuskunta Kanslian pankkitilille.

Palkka

Miksi sain niin vähän palkkaa?

Yksi mahdollinen syy on se, että et ole asiakkaasi kanssa hintaa sopiessasi huomioinut työnantajan sivukuluja. Kanslia pidättää ne laskusi arvonlisäverottomasta loppusummasta ja tilittää eteenpäin. Tarkista laskurista, paljonko sivukulut vaikuttavat laskusi suuruuteen ja palkkaasi.

Toinen mahdollisuus on se, että veroprosenttisi on liian korkea. Voit tarkistaa veroprosenttisi suuruuden verohallinnosta, www.vero.fi.

Toki on myös mahdollista, että palkanlaskijamme on tehnyt virheen. Epäillessäsi virhettä, ole meihin viipymättä yhteydessä, niin selvitämme ja korjaamme asian.

Miten pitkään kestää laskutushetkestä siihen, että palkka näkyy tilillä?

Lähetämme laskun asiakkaalle kolmen arkipäivän kuluessa laskutuspyynnön saatuamme. Laskussa on 14 päivän maksuaika, ellet ole sopinut asiakkaasi kanssa muuta.
Jos asiakas maksaa laskun eräpäivänä, voi mennä vielä 1-2 arkipäivää siihen, että suoritus näkyy Kanslian tilillä. Niin käy jos asiakkaan pankki on eri kuin Kanslian käyttämä pankki (Liedon Säästöpankki).

Maksamme palkan kolmen arkipäivän kuluessa siitä, kun suoritus näkyy Kanslian tilillä. Sen jälkeen voi mennä vielä 1-2 arkipäivää siihen, että palkka näkyy sinun tililläsi, jos pankkisi on eri kuin Kanslian pankki.

Laskutuspyynnöstä palkan saamiseen voi enimmillään mennä 25 arkipäivää, jos asiakkaasi maksaa laskun eräpäivänä. Viikonloput mukaan lukien palkan saamiseen voi mennä pyöreästi kuukausi.

Esimerkki laskutuksen ja palkanmaksun aikataulusta:
1. päivä: Laskutuspyyntösi saapuu Kansliaan.
4. päivä: Lasku lähtee asiakkaalle.
18. päivä: Laskun eräpäivä, asiakas maksaa laskun.
20. päivä: Maksu näkyy Kanslia tilillä.
23. päivä: Palkkasi maksetaan.
25. päivä: Palkka näkyy tililläsi.

Voinko saada tietää etukäteen, milloin palkka tulee tililleni?

Valitettavasti emme voi etukäteen tietää päivää, jolloin saat palkan tilillesi. Siihen vaikuttaa eniten se, maksaako asiakas laskun ajallaan. Lisäksi vaikuttavat pankkiyhteydet: jos asiakkaalla tai sinulla on eri pankki kuin Kanslialla, rahasiirtoihin menee 1-2 arkipäivää.

Sopiiko Kanslia minulle?

Miten jäseneksi voi liittyä?

Voit käyttää Kanslian palveluita ilman jäsenyyttä. Varsinaisia uusia jäseniä Kanslia ei ota, jotta toiminta pysyy helposti hallittavana.

Voinko minä täältä Helsingistä liittyä teidän listoille, vaikka olettekin eri kaupungissa?

Voit toki. Asuinpaikkakunnalla ei ole väliä. Laskuttaja tai hänen asiakkaansa voivat toimia myös Suomen ulkopuolella.

Voinko suositella Kansliaa ulkomaalaiselle ystävälleni?

Voit suositella Kansliaa, jos ystävälläsi on suomalainen verokortti tai hän voi sellaisen hankkia. Laskuttajan kotimaalla ei ole sinänsä merkitystä.

Toimeksiantajan kysymykset

En ole tyytyväinen työn jälkeen enkä halua maksaa laskua. Miten toimitaan?

Ota yhteyttä työn tekijään (laskuttajaan) ja sovi hänen kanssaan työn korjaamisesta tai laskun hyvittämisestä. Hän pyytää sitten meitä tarvittaessa muuttamaan laskua. Kanslia ei ole vastuussa työn valmistumisesta eikä laadusta.

Saimme muistutuslaskun laskusta, jonka olemme jo maksaneet. Miksi?

Lasku on ehkä maksettu ilman viitenumeroa, tai maksettu summa on poikennut laskun loppusummasta, joten suoritus ei ole kirjautunut järjestelmäämme. Ole tarvittaessa yhteydessä asiakaspalveluumme.

Vakuutukset ja eläke

Jos haluan maksaa ammatinharjoittamiseen liittyvää vastuuvakuutusta, voinko tehdä sen itsenäisesti, ja maksaa sitä itse omasta ansiostani? Voinko vähentää sen omassa verotuksessani tulonhankkimiskuluna?

Voit hankkia vastuuvakuutuksen itsenäisesti, ja se on jopa suositeltavaa. Sen voi vähentää omassa verotuksessa tulonhankkimiskuluna.

Verotus

Minulla on paljon yksityisasiakkaita enkä ole vielä ilmoittautunut alv-velvolliseksi, koska laskutukseni ei tule ylittämään 8500 euron rajaa tänä vuonna. Kysyisinkin onko mahdollista laskuttaa kauttanne 0% arvonlisäverolla?

Meidän kauttamme laskutetaan aina myös arvonlisävero, sillä Kanslian laskutus ylittää tuon 8500 € rajan.

Tarvitseeko minun yksityishenkilönä ilmoittautua alv-velvolliseksi?

Ei tarvitse ilmoittautua. Kanslian kautta laskuttaessasi verottaja suhtautuu sinuun kuin Kanslian työntekijään, joten yrittäjiä koskevat asiat voit huoletta unohtaa.

Teen useimmiten DJ-keikkoja ravintoloissa - miten suuri alv on tässä tapauksessa?

DJ-keikoissa on alv 0 %, kuten muissakin esiintymispalkkioissa.

Voiko veroprosentin muuttaa kesken vuotta?

Kyllä. Voit milloin tahansa pyytää verotoimistosta uutta verokorttia. Vaihtoehtoisesti voit pyytää Kanslian palkanlaskijaa pidättämään veron suuremmalla prosentilla kuin mitä verokortissasi on. Pienemmällä prosentilla et voi pyytää pidättämään. Sellaisessa tapauksessa tarvitaan aina uusi verokortti.

Yleistä

Miten kauttanne toimivat "yrittäjät" markkinoivat? Käytetäänkö markkinoinnissa omaa nimeä ja ammattinimikettä tms. toimintaan liittyvää? Mainitaanko Osuuskunta Kansliaa sitten mitenkään?

Kukin laskuttajamme markkinoi osaamistaan omaan tarkoitukseensa sopivasti, eikä Kanslia tule siinä yhteydessä esiin. Kanslia astuu kuvaan vasta sitten, kun on aika lähettää lasku tehdystä työstä. Voit käyttää markkinointiin omaa nimeäsi tai toimintaasi sopivaa ns. markkinointinimeä.

Mitä jos haluan käyttää työssä apulaista ja haluan maksaa hänelle korvausta?

Se onnistuu Kanslian kautta. Voimme jakaa saamasi palkan sinun ja apulaisesi kesken haluamassasi suhteessa. Jakajia voi olla useampiakin. Jokainen saa osuutensa palkkana, joten tarvitsemme kaikilta verokortin, pankkitilinumeron ja muut laskuttajilta vaadittavat tiedot.

Onko omasta toiminimestä haittaa, jos kuitenkin hoitaa kaiken laskutuksen teidän kauttanne?

Toiminimestä ei ole haittaa. Laskutuspalveluamme voi käyttää toiminimen rinnalla, mikäli siihen tulee tarvetta.

Pystynkö Kanslian laskuttajana myymään itse tekemiäni tauluja?

Kanslian laskutuspalvelu on tarkoitettu työn laskuttamiseen. Siksi Kanslia ei sovellu taulujen tai muun tavaran myynnin laskutukseen.

Yritys, jonka kanssa olen solmimassa alihankinta-sopimusta, kysyy, mitä sopimukseen pitäisi merkitä minun Y-tunnukseksi. Kerroin heille jo, että aion laskuttaa heitä teidän kauttanne. Voinko siis antaa teidän Y-tunnuksen sopimusta varten, vai pitäisikö minun henkilötunnukseni riittää?

Voit antaa Kanslian y-tunnuksen. Se on 2045251-4. Sinun ja toimeksiantajasi pitää kuitenkin ottaa huomioon, että Kanslia ei ole missään olosuhteissa vastuussa työsi valmistumisesta tai laadusta. Kanslia ei siten myöskään ole velvollinen hankkimaan sinulle sijaista jos esim. sairastut.